“学生档案”和“学籍档案”是高校专业档案的两个重要类别。前者是高校在学生管理活动中形成的，以学生个人为单位集中保存的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学业表现的文字、表格等不同形式的记录。后者则是高校在进行学生学籍管理中直接形成的各种具有保存价值的历史记录。

从定义可以看出，两者密切联系，均与“学生”直接相关。《高等学校档案管理办法》规定了“学生类”档案涵盖的特定要素，如学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。但有关规定过于笼统，缺乏具体指向，很容易将两者混淆。

其实，两者存在显著区别。在组成内容上，前者包含毕业生登记表、成绩单、高校学习期间形成的党团关系证明、奖惩材料、毕业生登记表等重要文件材料，以及其他可供参考的材料。后者一般包括录取花名册、学生登记表、成绩单、学籍异动证明、毕业生学士学位授予名单等在校学习期间形成的与学籍密切相关的材料。在档案流向上，前者一般随毕业生本人进行转递，后者则一般在学校保管。可以看出，两者存在较大不同，应在管理中明确区分。

现存在问题

一是管理制度亟待完善。目前，在国家层面尚无关于学生档案、学籍档案的专门法律法规，有关专业档案处于无规可循的状态，所形成的档案质量和规范性不高。而学生档案作为干部人事档案的“前身”与“上游”，其所包含的出生日期、学历学位、奖惩、入党时间等信息都是干部人事档案重点审核的对象。因此，需建立与干部人事档案相适应相衔接的文件材料归档要求和档案管理标准。

二是安全监管机制尚不健全。学生档案是高校专业档案的重要类别之一，具有“档随人走”的流动性特点。《干部人事档案工作条例》对转递作出明确规定。《流动人员人事档案管理服务规定》明确，流动人员人事档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等方式进行，严禁个人自带。因为转递过程丢失、私自拆封、个人长期私自保管、将档案交给无管理权限的单位进行管理等，都可能使之成为“死档”，无法继续利用和流转，进而影响学生未来发展。

三是多元化利用需求与服务供给的矛盾日益凸显。高校专业档案管理具有很强的服务性。每年毕业季、求职季、升学季等节点，学籍档案利用集中，利用量大，利用率高。且随着高校招生规模扩大，档案数量迅猛增加，进一步加剧了管理难度。

对策建议

一是压实工作责任。高校专业档案工作是一项系统性、业务性、规范性很强的管理工作，需要构建专业档案常态化管理机制。制定关于高校学生档案、学籍档案的专业管理制度，明确管理责任和管理要求。

二是强化全过程管理。确保归档材料齐全完整，是高校档案管理的必然要求，高校必须增强档案资源建设意识，深刻认识学生档案作为人事档案“前身”的特殊性。针对干部人事档案审核反映出的高校学生个人档案中缺少报考、党团关系证明、就业信息等关键节点材料的问题，应当对各节点的档案材料逐一审查，发现有缺漏的，督促学生及早补齐。

三是加强安全体系建设。高校档案馆（室）和相关部门要共同加强高校专业档案安全责任体系建设，制定相应制度，明确部门责任，安排专门档案管理人员按照统一的标准整理、移交，提高毕业生文件材料归档的针对性和可操作性。