为贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》档案资源建设相关要求，优化档案资源结构，加强档案资源质量管控，国家档案局全面推行"三合一"制度，将档案分类、归档范围和保管期限统一规范。

实行“三合一”制度目的意义

旨在进一步提升机关档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全，促进档案事业健康长远发展，优化档案资源结构，加强档案资源质量管控，《“十四五”全国档案事业发展规划》、国家档案局等单位在年度工作要点以及全国档案局长馆长会议中多次提出推行机关档案“三合一”制度的要求。

“三合一”制度

2022年，国家档案局印发《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》。“三合一”制度，就是将机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表在一个规定中进行规范，是规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。

档案“三合一”制度一般由两部分内容构成：

一、档案分类方案，列出本单位档案门类，每一类档案的档号结构及编制规则。

二、文件材料归档范围和档案保管期限表，将本单位需归档文件材料及其保管期限通过文字或表格形式加以列举，作为文件归档和保存价值鉴定的依据。

实行时间

根据《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（档函[2022]58号）要求，到“十四五”末期，即2025年底前要全面实行。

编制“三合一”制度应注意事项

1.科学制定档案分类方案。档案门类的科学划分是实现档案科学管理的前提。按照《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号），档案门类应当包括机关所有档案门类，即以机关在公务活动中形成的各种形式、各种载体的全部档案为对象。明确机关档案门类、各门类档案分类方法和档号编制要求，并结合本单位实际，按照基本原则科学划分档案门类。档案分类方法应当采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项相结合的方法进行复式分类，不同门类、载体或形式档案的分类方法相对统一、相互呼应。

2.确定文件材料归档范围。文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）制定执行，会计、科研、基建档案的收集范围应当分别按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79号）、《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》等制度规范要求，音像档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》（GB/T11821）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）、《录音录像档案管理规范》（DA/T78）要求，印章档案的收集范围应当符合《印章档案整理规则》（DA/T40）等制度规范要求，确定各门类文件材料归档范围，确保纳入归档范围的文件材料全面、系统反映本单位主要职能活动和基本历史面貌。其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

电子文件需要收集的内容除了电子文件本身外，还应当包括元数据，收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）、《电子会计档案管理规范》（DA/T94）等规定。

3.准确划分档案保管期限。在判定档案保管期限时，应全面分析和鉴别文件材料的现实作用和历史作用，准确地判定档案的保管期限。文书档案的保管期限为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。其他各门类档案有专门规定的，从其规定；无专门规定的，参照文书档案执行。

4.科学编制档号。对档号编制提出要求:一是档号应当体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。二是不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。机关应当按照要求制定本单位统一的编号方案，保证不同门类、不同整理方法档案的档号结构类似、位数相当，并且档号内容体现全宗、门类、保管期限等档案基本属性。

5.编制文件材料归档范围和档案保管期限表。机关文件材料归档范围和档案保管期限表以档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三者合一的方式编制，由条款号、条款、保管期限三部分组成。条款号一般分为2到4个层次，按照“1、1.1、1.1.1”层次按顺序统一编制。条款为一组类型相同的文件名称或标题，要能够反映一组文件的来源、内容和形式。保管期限是根据档案价值鉴定原则确定的该组文件材料应当保存的期限，写在每一条款之后。